Si estás leyendo esto es porque ya formalizaste tu negocio y comenzaste a trabajar con nosotros. Y queremos partir siendo muy claros contigo.
Desde el momento en que iniciaste actividades, tu empresa no solo puede emitir documentos sino también adquirió obligaciones mensuales ante el SII.
Y aunque estés recién comenzando, aunque aún no vendas mucho o incluso si un mes no tuviste movimiento, las obligaciones siguen existiendo.
Por eso esta guía, para que entiendas qué hacemos nosotros mes a mes por tu empresa y qué debes tener claro a partir de ahora para que todo funcione de forma ordenada.
Y antes de entrar en los procesos técnicos que realizamos cada mes, hay algo que necesitamos que entiendas como dueño de negocio. Porque más allá de formularios y libros contables, todo parte por comprender conceptos simples que ahora forman parte de tu día a día como empresa.
Y el primero —y quizás el más importante— es entender bien qué es realmente un gasto del negocio.
- ¿Qué es un gasto del negocio?
Un gasto del negocio es todo pago que tu empresa realiza para poder funcionar y generar ingresos. Hablamos de insumos, arriendo, servicios, publicidad o herramientas necesarias para trabajar. Si ese pago está directamente relacionado con tu actividad, entonces es un gasto del negocio.
Ahora bien, para que realmente sirva en tu contabilidad y pueda ayudarte a disminuir tu utilidad (y eventualmente tus impuestos), debe estar correctamente respaldado y registrado. No basta con pagarlo; debe estar bien documentado. Y aquí aparece una diferencia que parece pequeña, pero en la práctica hace una gran diferencia: factura versus boleta.
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Factura vs Boleta (esto es fundamental)
Siempre que puedas, debes solicitar factura a nombre de tu empresa, no boleta.
¿Por qué? Porque la factura se registra automáticamente en el SII, nos permite usar el crédito fiscal cuando corresponde y facilita completamente el control contable. En cambio, la boleta no se carga automáticamente, no permite recuperar IVA y requiere registro manual.
Por eso insistimos tanto en este punto: cuando compres algo para tu negocio, piensa siempre primero en factura. Esa simple decisión ayuda muchísimo a mantener tu contabilidad ordenada desde el inicio.
Ahora, para que esto sea práctico y no se te olvide al momento de comprar, te recomendamos dos cosas muy simples:
- Tener el e-RUT de tu empresa guardado en tu celular (puede ser en PDF o imagen).
- Descargar la app de E-Rut, donde puedes tener tus datos siempre a mano.
De esa forma, cuando estés pagando, puedes mostrar inmediatamente los datos de la empresa y pedir la factura sin complicaciones.
Ahora bien, sabemos que no siempre te van a emitir factura. En algunos casos solo recibirás boleta, y eso es completamente normal. Pero aquí te recomendamos que cuando tengas una boleta por un gasto del negocio, la registres en el Excel mensual que te facilitaremos para incorporarlo en la contabilidad. Es importante que sepas que las boletas electrónicas no se cargan automáticamente en el SII, a diferencia de las facturas. Si no las registras y no nos las envías, ese gasto simplemente no lo veremos.
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Qué significa “recuperar un gasto”?
Recuperar un gasto no significa que el SII te devuelva el dinero que pagaste. Significa que ese gasto, bien documentado y correctamente registrado, reduce la utilidad de tu empresa. Y al reducir la utilidad, puede disminuir el impuesto que corresponda pagar.
Por eso insistimos tanto en el respaldo y el registro. No basta con hacer el pago; hay que asegurarse de que quede correctamente incorporado en la contabilidad.
Ahora bien, así como es importante registrar correctamente los gastos, también es clave entender cómo funciona el proceso mensual de impuestos.
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Declaración mensual y pago del F29
Todos los meses realizamos la declaración de impuestos correspondiente (Formulario 29). Esto incluye el IVA, PPM y otros tributos si aplican.
Entre los días 13 y 17 de cada mes recibirás el F29 ya declarado o el monto a pagar. Desde ese momento, debes ingresar al portal del SII y ejecutar el pago. Nosotros te orientamos en el proceso cuando lo necesites.
Es importante recordar que el impuesto se paga por mes desfasado. Es decir, lo que ocurrió en enero se declara y paga en febrero, y así sucesivamente.
Y este proceso se repite todos los meses, aunque el movimiento haya sido bajo o incluso nulo.
Ahora bien, es importante que tengas algo muy claro: el F29 no es lo único que hacemos cada mes. Declarar impuestos es solo una parte del proceso.
Mensualmente también realizamos la revisión del RCV (Registro de Compras y Ventas), donde validamos que tus facturas de compras y ventas estén correctas y bien clasificadas. Luego hacemos el registro contable mensual, que es donde se ordenan formalmente todos tus ingresos y gastos dentro de la contabilidad. Emitimos el Libro Diario y el Libro Mayor, que son los documentos oficiales que estructuran tus movimientos financieros bajo norma contable. Y además, si pagas honorarios, llevamos el Libro de Retenciones para que todo cuadre correctamente, especialmente pensando en la renta anual.
Y junto con todo lo anterior, lo más importante: tienes asesoría y orientación constante. No solo cumplimos con el SII; te acompañamos para que tomes decisiones informadas, entiendas tus números y mantengas tu negocio ordenado.
Porque al final del día, la contabilidad no es solo cumplir con el SII. Es tener orden, claridad y respaldo para que tu negocio crezca con bases sólidas. Nuestro trabajo es mantener tu empresa en cumplimiento, estructurada y preparada para cualquier revisión, banco o proceso futuro. Pero también es acompañarte en el día a día, resolver dudas y ayudarte a entender lo que está pasando con tu negocio.
Ahora que ya conoces cómo funciona el proceso mes a mes, queremos que tengas algo claro: mientras más orden y comunicación tengamos, mejor funcionará tu contabilidad.
Si en cualquier momento tienes dudas sobre un gasto, una factura, un movimiento bancario o un pago de impuestos, escríbenos. Preferimos una consulta a tiempo que un problema después.
Estamos para acompañarte.
No solo como contadores, sino como equipo que respalda tu crecimiento.
